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5 facteurs clés pour la réussite de votre projet Sharepoint

PAR ÉQUIPE DE DÉVELOPPEMENT ET SOLUTIONS COLLABORATIVES | VICTRIX



 

Chaque semaine, chez mes clients, viennent à mes oreilles des histoires de projets SharePoint qui n’ont pas la cote. J’ai regroupé mes expériences diverses des projets majeurs comme des projets de plus petite envergure et j’ai constaté que les facteurs de réussite ou d’échec des projets peuvent se résumer en quelques points.

À haut niveau, les conditions gagnantes nécessaires pour la réussite d’un projet SharePoint sont de posséder une vision claire, une connaissance précise des besoins à combler ainsi qu’une très bonne connaissance des limitations de la plateforme. Pour ce faire, il est primordial d’avoir les bonnes ressources (fonctionnelles et technologiques) au bon moment dans le projet. Mais plus précisément, voici selon moi les 5 plus grands facteurs clés.

#1. Une vision globale et précise de l’utilisation

Vous devez connaître précisément l’utilisation de SharePoint dans l’écosystème de votre entreprise.  Vous devez mettre en place une infrastructure adéquate pour assurer une bonne croissance ainsi qu’une bonne rapidité d’exécution selon la nature et la volumétrie des activités envisagées par les utilisateurs.  Pour cela, vos besoins devront être parfaitement définis.

Évitez la validation des besoins par les TI

Une gestion précise et une validation des requis par le client final est nécessaire pour s’assurer de répondre adéquatement aux besoins de ce dernier. Le client final dans le cas d’un projet SharePoint est rarement le département des TI.  Votre client interne peut être une ligne d’affaire ou un groupe d’utilisateurs précis.  Donnez-leur la parole.

Non au profil hybride du développeur qui documente les besoins d’affaires

Il faut savoir que l’expertise d’un bon développeur est vraiment différente de celle d’un bon architecte fonctionnel.  Il est possible de caricaturer en comparant un spécialiste du botté de placement au football à un coordonnateur à l’attaque! La fusion de ces profils n’est que très rarement un succès et est plutôt la source de beaucoup d’échecs.

Au sujet du développeur, également, il devra maitriser les fonctionnalités de SharePoint pour ne pas dénaturer ou redévelopper des fonctionnalités existantes de la plateforme. 

#2. Un appui clair de la direction

L’appui est nécessaire pour la mise en place des différentes solutions et ainsi aider à l’adoption des solutions.  Une solution SharePoint par un département sans l’appui de la direction est rarement évolutive. 

Un projet SharePoint n’est pas comme un autre projet TI

Comment mettre plus d’importance sur ce point? Un projet SharePoint a des impacts très importants sur l’organisation et ses façons de faire.  Il touche le quotidien des utilisateurs directement.  Pour assurer son succès, l’implication des mandataires est requise à toutes les phases du projet. 

#3. La mise en place d’un plan de gouvernance et de communication

La mise en place d’un plan de gouvernance applicative et opérationnelle (pour assurer une gestion saine et efficace de l’infrastructure) est d’une importance capitale.  L’évolution de la plateforme avec les besoins des utilisateurs est aussi une mesure de succès.  La mise en place d’un plan de communication dès le commencement du projet est tout aussi primordiale.  Planifier l’évolution est comme piloter un avion, vous pouvez bien aller quelque part, si vous ne dites pas où, personne n’y montera.

#4. Une gestion de projet efficace et une bonne planification

Ayez une gestion de projet efficace tout au long du projet pour assurer la bonne coordination des livrables, de l’échéance et du budget.  

Planifiez ces différentes phases: 

  • Feuille de route – qui peut contenir plusieurs projets
  • Analyse préliminaire – par projet
  • Architecture fonctionnelle– par projet
  • Architecture technologiques– par projet
  • Réalisation du projet– par projet
  • Gestion du changement– par projet
  • Gouvernance

#5. Une gestion du changement bien préparée

Car plus souvent qu’autrement, la plateforme SharePoint apporte des ajustements majeurs dans la façon de travailler des utilisateurs, je n’insisterai jamais assez sur la façon de gérer le changement avant, pendant et après votre projet SharePoint.  Même avec l’infrastructure SharePoint la mieux réussie et les outils sur mesure les plus adaptés, les utilisateurs sont ceux qui choisiront de les utiliser ou non.

La gestion du changement n’est pas une folle dépense

Cette pensée que la gestion du changement coûte cher et qu’on peut l’éviter mène à l’échec de beaucoup de projets.  L’équipe de projet SharePoint est ensuite blâmée pour un manque de planification.  Le succès du projet et l’adhésion dépendent d’une gestion du changement bien planifiée.  La technologie doit être apprivoisée.

 

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