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5 étapes pour réussir l’implantation de votre intranet

Par Patrick Scantland | Directeur principal, développement et solutions collaboratives | Victrix



 

Doter son entreprise d’un intranet présente d’intéressants avantages pour les entreprises d’aujourd’hui. En effet, en plus de faciliter le travail des collaborateurs, un réseau social d’entreprise bien implanté permet de réduire significativement les coûts d’entreprises, notamment en ce qui concerne les communications. Mais il s'agit également d'un excellent moyen d’accroître le sentiment d’appartenance des employés et d’accroître, par conséquent, la productivité et les performances globales de l’entreprise.

Cependant, afin de profiter réellement de ces avantages et des nombreux autres offerts par cette solution, il est impératif de réussir l’implantation de l’intranet. À cet effet, voici donc 5 étapes-clés qui, si elles sont bien suivies, garantissent le succès d’une telle opération et un retour sur investissement à la hauteur des attentes.

Étape 1 : Identifier et mobiliser les ressources

L’implantation d’un intranet est un projet d’envergure qui nécessite des ressources financières, mais aussi humaines et techniques. Avant de démarrer, commencez donc par déterminer de quoi et de qui vous aurez effectivement besoin pour mener à terme cette opération.

En termes de ressources humaines internes, identifiez les compétences qui devront intervenir à un niveau ou à un autre du processus et dédiez-les, totalement ou non, à la bonne fin du projet. Par ailleurs, un réseau intranet étant censé refléter la culture organisationnelle de la structure : la ressource interne identifiée devra participer à la définition des stratégies de formation et contribuer activement aux mises à jour et au transfert de connaissances qui sont des éléments indispensables au bon fonctionnement d’un intranet.  

Il est important d’identifier des ressources qui seront porteuses et ambassadrices de la plateforme intranet choisie, car ceci favorisera une meilleure adoption dans toute l’entreprise.

En termes de ressources financières, il est important de budgétiser les besoins en intégrant les coûts liés aux ressources technologiques (paiement des consultants, achats des licences logicielles, coûts de configuration, etc.), mais aussi les dépenses liées à la maintenance et à l’évolution de la plateforme intranet.

Étape 2 : Identifier les besoins et passer à la conception

Le choix de la solution logicielle adéquate est une étape critique du processus d’implantation d’un intranet. Elle suppose une définition claire des besoins actuels ET futurs auxquels vous souhaitez répondre avec l’installation de votre plateforme intranet.

Que ce soit Microsoft SharePoint ou une plateforme comme Hoozin Il ne s’agit donc pas juste de choisir le logiciel le moins cher ou le plus populaire, mais bien de prendre le temps de choisir celui qui s’adapte le mieux à la structure interne de l’entreprise et qui offre les possibilités de personnalisation les plus larges possible. L’idéal ici est de ne pas mettre votre énergie dans la conception d’un projet trop grand. Optez plutôt pour une plateforme flexible qui vous permettra d’intégrer d’autres fonctionnalités supplémentaires au fur et à mesure que le besoin s’en ressent.

Étape 3 : Le développement de l’intranet

Afin d’optimiser la réalisation et l’efficacité de cette étape, plusieurs solutions sont envisageables. Pour les entreprises ne pouvant assurer le développement complet de plateforme en raison d’un manque d’expertise ou de ressources technologiques, l’assistance technique ou l’impartition de la mission peut être l’option idéale.

Il en est de même pour les entreprises qui désirent continuer leurs opérations courante, tout en implantant avec succès leur nouvel intranet.  Il peut aussi être intéressant d’ajouter temporairement un expert de solution à l’équipe d’implantation afin d’assurer une expertise adéquate et un transfert de connaissance pendant le projet.

Étape 4 : La transition et la gestion du changement

Tout plan d’implantation d’un intranet doit prévoir une phase de transition vers la nouvelle plateforme et une politique de gestion du changement bien réfléchie. Celle-ci doit clairement définir les pratiques adéquates en termes de communication, de réglementation des accès et de formation des utilisateurs de l’intranet.  

Étape 5 : Assurer la vie et l’évolution de l’intranet

Une fois toutes les précédentes étapes menées à bien et l’implantation de l’intranet réussie, il est nécessaire de le faire vivre et de s’assurer de le faire évoluer en fonction des nouveaux besoins exprimés par ses utilisateurs. Pour cela, la constitution d’une équipe dédiée est recommandée afin d’assurer des mises à jour fréquentes et l’ajout des contenus nécessaires.

En plus de ces cinq principales étapes, une évaluation du niveau d’utilisation et de l’efficacité de la plateforme mise en place est également nécessaire.