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Pourquoi choisir SharePoint comme plateforme d'entreprise

Expert de solutions | Victrix


 

Depuis le début du siècle, notre façon de travailler s’est profondément transformée. Aujourd’hui, l’information doit être accessible, immédiate et pertinente, quelques soit l’interface de consultation utilisée. Ordinateurs, tablettes, téléphones intelligents, chaque utilisateur souhaite consommer l’information à sa manière et selon ses besoins.

En ce sens, les entreprises sont mises au défi de fournir des outils qui répondent à chacune des attentes de ses collaborateurs, aussi multiples et variées soient elles. C’est en ce sens que SharePoint, solution de collaboration et de communication de Microsoft, répond de manière efficace en proposant un catalogue complet de services pour accélérer la productivité des entreprises. 

De nombreux services pour soutenir les tâches du quotidien

Stockage et gestion documentaire

Souvent vu comme l’alternative web des classiques partages de fichiers, SharePoint propose de stocker vos documents dans des espaces de partage. Ceci dit, la comparaison s’arrête ici, car SharePoint dispose d’une palette d’outils qui justifie à elle seule la migration de vos données dans ce système : historique de versions, affichages multiples, flux de travail, stratégies de gestion de l’information (rétention et audit notamment), sans oublier la possibilité d’intégrer des métadonnées et des types de contenus, vous permettant ainsi de magnifier vos informations au travers d’une architecture d’information solide, en respect avec les attentes et habitudes de vos collaborateurs.

Diffusion d’information

Plateforme Web, SharePoint permet de bâtir des portails intranets permettant de faciliter l’accès aux contenus corporatifs à l’ensemble des collaborateurs. Actualités, événements, liens, sondages ou encore simples pages web sont autant de fonctionnalités disponibles pour présenter vos contenus et offrir des interfaces cohérentes et intuitives, à l’image de votre organisation.

Recherche d’entreprise

Que serait un système de gestion d’information et de documents sans possibilité de retrouver ses contenus ? SharePoint propose un moteur de recherche puissant qui indexe non seulement les documents stockés dans vos espaces, mais également les données émanent de votre annuaire d’entreprise. Ajoutons à cela la possibilité d’indexer des contenus externes (d’une base de données par exemple), et vous voici avec une solution de recherche unique et fédératrice de l’ensemble de vos contenus corporatifs et opérationnels.

Dématérialisation de processus

En s’appuyant sur des outils tels que les flux de travail ou Visio Services, SharePoint est en capacité de vous aider à dématérialiser et automatiser vos processus. L’approbation de documents, la notification de certains utilisateurs, ou encore l’archivage automatique de contenus sont autant d’exemple que peut couvrir SharePoint.

Intégration et mobilité

Dans l’objectif de favoriser l’adoption et renforcer le sentiment d’environnement de travail unifié auprès des utilisateurs, SharePoint est intégré nativement dans la suite bureautique Office. Des applications dédiées sont également disponibles sur Android, iOS et Windows 10 pour fournir un accès mobile.

Et Office 365 dans tout ça ?

Vous en voulez toujours plus ? La suite Office 365, en plus d’intégrer toute l’intelligence SharePoint, propose une myriade de services additionnels plus excitants les uns que les autres. Petit tour du propriétaire.

Groupes

Formidable service taillé pour la collaboration entre équipes, la rigueur structurelle et gouvernée de SharePoint en moins, les groupes proposent notamment un espace de stockage, une boîte de messagerie de groupe ou encore un bloc-notes OneNote. L’objectif assumé des groupes : propulser la collaboration et favoriser les échanges entre employés. Leur intégration à Outlook 2016, la disponibilité d’applications mobile dédiées (iOS, Android et Windows 10), ainsi que la possibilité d’intégrer des services tiers via des connecteurs en font le produit phare d’Office 365. 

Vidéo / Stream

Portail vidéo à la « YouTube », permettant de stocker toutes les communications filmées de l’entreprise. L’adaptation de la lecture sur n’importe quel appareil, ainsi que la possibilité d’intégrer des vidéos dans les sites SharePoint font de Vidéo (qui sera renommé Stream dans un futur proche) un service cohérent qui saura séduire les départements tels que les Communications (Mot du président), les Ressources Humaines (Onboarding), la Formation (Supports) ou encore les TI (Tutoriels).

PowerApps

Service de création d’applications (bureau et mobile) sans aucune ligne de code. À la manière de feu InfoPath, les utilisateurs peuvent créer de manière intuitive des interfaces élégantes connectées à des sources multiples, notamment SharePoint.

Flow

Flow permet à l’utilisateur de dématérialiser ses processus métiers en créant des flux de travail automatisés entre applications et services pour obtenir des notifications, synchroniser des documents ou encore collecter des données.

Delve

Delve révolutionne la recherche en permettant aux utilisateurs de retrouver du contenu personnalisé d’Office 365 en provenance de ses différences services (OneDrive, SharePoint, Exchange, Yammer, etc.). Propulsé par Office Graph, Delve affiche des informations en fonction des contenus sur lesquels les utilisateurs travaillent et des personnes avec lesquelles elles collaborent, tout en respectant les autorisations définies.

PowerBI

Suite d’outils permettant d’analyser des données de sources multiples au travers de tableaux de bord, PowerBI est un extraordinaire outil vous permettant de surveiller vos activités au travers de riches éléments visuels pouvant être organisés sans difficulté comme vous le souhaitez, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est vraiment important.

Planner

Planner permet de créer des plans dans lequel peuvent être organiser les tâches des utilisateurs (dans le cadre d’un projet par exemple). Ces dernières peuvent être classées selon leur état ou l’utilisateur auquel elles ont été affectées. Intégrés aux Groupes, les plans ont notamment leur propre espace de stockage de contenus, ainsi que leur boîte de messagerie.

Teams

Vous êtes à la recherche de cohérence parmi tous ces services ? Que ce soit pour converser, échanger, stocker ou collaborer, le tout au travers d’une application unique accessible quelques soit l’appareil utilisé, Teams a la prétention assumée d’extraire la substantifique moelle d’Office 365 et offrir l’outil ultime de Microsoft pour les échanges instantanés et la collaboration en équipes, rien que ça.

Sans oublier les classiques !

À cette palette de services, n’oublions pas Exchange Online (messagerie), Skype for Business (messagerie instantanée, vidéoconférence, etc.), OneDrive (espace de stockage personnel), Office Online (suite bureautique) et Yammer (réseau social d’entreprise) qui viennent compléter la famille.

En synthèse

Offrant de nombreuses fonctionnalités, SharePoint est une solution éprouvée et convaincante qui saura répondre aux attentes et besoins des organisations dont les usages sont en constante transformation, que ce soit pour un intranet, des espaces partagés à l’externe ou une gestion documentaire. Dopée par Office 365 et ses services plus riches les uns que les autres, SharePoint est assurément une plateforme unique et un médium fort pour booster votre productivité.

 


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