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Supportez vos processus d'affaires avec SharePoint et gagnez en productivité

Expert de solutions | Victrix



 

On connait beaucoup SharePoint pour les intranets, la gestion documentaire et les outils de collaboration, mais saviez-vous que vous pouviez l'utiliser pour optimiser vos processus d'affaires et ainsi faire des gains dramatiques de productivité?

Processus d'affaires et problèmes de productivité

Dans une entreprise, les processus d'affaires sont les séries d'activités récurrentes qui transforment des intrants en résultats tout en y ajoutant (espérons-le!) de la valeur. Voici deux exemples de processus très communs en entreprise :

  • Processus d'embauche d'un nouvel employé : on prend un candidat et on en fait un employé fonctionnel (avec son bureau, son ordinateur, sa carte d'accès, son fichier de paie, etc.)
  • Processus de soumission de compte de dépense : on prend les dépenses remboursables (via des factures) d'un employé et on le rembourse sur sa paie.

On s'en doute, réaliser ces processus impliquent plusieurs activités réalisées par plusieurs personnes de façon plus ou moins coordonnées (approbations, préparer un ordinateur, créer un compte, etc.). Ces processus s'appuient aussi sur des systèmes d'information (documents papier, fichiers électroniques, courriels, SharePoint, progiciels intégrés tels que CRM et ERP...).

En général, on remarque qu'un processus d'affaires central aux activités de l'entreprise s'appuie souvent sur un système intégré complexe (CRM, ERP, etc.) et est donc très optimisé. Par contre, on remarque aussi que des processus périphériques comme ceux mentionnés précédemment sont mal servis par ces systèmes. Le « système D » des employés se manifestent alors et on se retrouve alors avec beaucoup de papier, de courriels et de fichiers Excel devenus critiques au fonctionnement du processus. 

Malheureusement, ces façons de faire ad hoc sont généralement très onéreuses en temps (ex : recopier un formulaire papier dans un courriel) et promptes aux erreurs (qui n'a pas entendu l'histoire d'horreur d'un nouvel employé qui n'a toujours pas reçu son ordinateur après une semaine complète de travail?).

SharePoint : un appui solide et à faible coût pour vos processus

Il est souvent impensable d'ajuster les progiciels intégrés au coeur des entreprises pour tenir compte de tous ces processus périphériques à cause des coûts potentiels. Il est par contre possible de mettre à profit votre plateforme SharePoint (ou Office 365) qui dispose d'outils natifs à faible coût pour augmenter la performance de vos processus, par exemple :

  • Formulaires et listes
  • Flux de travail

Une approche simple

À peine quelques jours d'effort peuvent suffire pour transformer un processus sous-performant. Suivez les étapes!

1. Analyse du processus d'affaires

Tout d'abord, il faut bien comprendre les différentes activités, l'ordre d'exécution, les parties prenantes impliquées, les règles d'affaires et les artéfacts impliqués. Un diagramme utilisant une notation reconnue telle que le BPMN permet de capturer l'ensemble des déterminants du processus et pourra être fait après un atelier avec les acteurs principaux.

2. Définir le formulaire de départ

Généralement, un processus d'affaire peut se déclencher en remplissant un formulaire comportant toutes les informations nécessaires à sa réalisation. Il faut donc définir tous les champs nécessaires.

3. Configurer la liste et le formulaire SharePoint

SharePoint peut créer des formulaires web en un rien de temps en créant une simple liste personnalisée. Par exemple :

Alternativement, la nouvelle application PowerApps pourra être utilisée.

Les listes peuvent devenir des queues de travail pour les acteurs qui voient alors leurs tâches dans l'ordre qu'elles doivent être exécutées. Aucune activité ne peut alors être oubliée !

4. Réaliser un flux de travail (workflow)

SharePoint vient avec un engin de flux de travail très puissant et facile à configurer via SharePoint Designer. Des règles d'affaires complexes peuvent y être configurées. SharePoint s'occupera alors de toute la coordination des activités de votre processus. Un adjoint administratif automatique, quoi! Il n'y a donc qu'à suivre le processus d'affaires documenté précédemment pour configurer les tâches dans le flux de travail SharePoint.

Alternativement, la nouvelle application Flow pourra être utilisée.

Un retour sur l'investissement étonnant

En utilisant cette approche et ces outils natifs, on peut, en quelques jours d'effort, appuyer un processus d'affaires qui augmentera drastiquement ses performances : fini les oublis, les erreurs, la resaisie d'information et autres problématiques. Nous avons vu des gains de performance récurrents de l'ordre de 30% avec un investissement pourtant très modeste (5-10 jours par processus moyen).

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